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TERMOS E CONDIÇÕES PARA UTILIZAÇÃO DE ASSINATURA ELETRÔNICA

Versão 1.0 – 18 de agosto de 2026

1. IDENTIFICAÇÃO

Os presentes Termos e Condições para Utilização de Assinatura Eletrônica (“Termos”) regulam a utilização dos recursos de assinatura eletrônica disponibilizados pela CWF Mechatronic Systems Ltda., inscrita no CNPJ sob nº 66.916.559/0001-74, com sede na Avenida Iporanga, nº 56, Sorocaba, Estado de São Paulo, doravante denominada “CWF Systems”.

Para fins destes Termos, considera-se “Signatário” toda pessoa física que utilize a plataforma para visualizar, aceitar, aprovar ou assinar eletronicamente documentos disponibilizados pela CWF Systems, seja em nome próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica.

Ao prosseguir com a assinatura eletrônica, o Signatário declara ter lido, compreendido e aceitado estes Termos.

2. OBJETO

Estes Termos estabelecem as condições aplicáveis à utilização do sistema de assinatura eletrônica utilizado pela CWF Systems por meio da plataforma Odoo, ou de outra solução tecnológica que venha a ser adotada para a mesma finalidade.

A plataforma poderá ser utilizada para formalização, aceite, aprovação ou assinatura de documentos, incluindo, entre outros:

  • propostas comerciais;
  • propostas técnicas;
  • contratos;
  • pedidos;
  • termos e aditivos;
  • autorizações;
  • declarações;
  • documentos operacionais;
  • documentos técnicos;
  • atas;
  • comprovantes;
  • documentos relacionados à execução de serviços, fornecimentos e projetos.

3. VALIDADE JURÍDICA DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Os documentos assinados eletronicamente poderão produzir efeitos jurídicos e ser utilizados como meio de comprovação da manifestação de vontade das partes, observadas a legislação brasileira aplicável, a natureza do documento e eventuais requisitos formais específicos exigidos por lei.

A utilização de meios eletrônicos para comprovação da autoria e da integridade de documentos é admitida pela legislação brasileira, inclusive quando utilizados mecanismos distintos de certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil, desde que aceitos pelas partes ou pela pessoa a quem o documento for oposto.

A classificação das assinaturas eletrônicas no ordenamento brasileiro contempla assinaturas simples, avançadas e qualificadas, sendo a assinatura eletrônica qualificada aquela baseada em certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil.

A assinatura realizada por meio da plataforma da CWF Systems não será considerada automaticamente uma assinatura eletrônica qualificada ICP-Brasil, salvo quando o procedimento utilizado empregar efetivamente certificado digital que atenda aos requisitos legais aplicáveis.

Nada nestes Termos substitui eventual exigência legal de forma específica para determinado ato ou negócio jurídico.

4. CONSENTIMENTO PARA UTILIZAÇÃO DE MEIOS ELETRÔNICOS

Ao utilizar a plataforma, o Signatário declara expressamente que:

  • aceita a utilização de meios eletrônicos para formalização do documento;
  • reconhece que sua ação eletrônica poderá representar manifestação de vontade;
  • concorda com a utilização dos registros eletrônicos gerados durante o procedimento como elementos de comprovação da operação;
  • reconhece que documentos eletrônicos e seus registros associados poderão ser apresentados como meio de prova, na forma da legislação aplicável.

5. MECANISMOS DE IDENTIFICAÇÃO E AUTENTICAÇÃO

Conforme a natureza e o nível de segurança exigido para cada operação, a CWF Systems poderá utilizar um ou mais mecanismos de identificação e autenticação, incluindo:

  • identificação por nome e endereço de e-mail;
  • envio de link individual de assinatura;
  • autenticação mediante usuário e senha;
  • código ou token de verificação;
  • confirmação por e-mail;
  • assinatura eletrônica inserida na plataforma;
  • registro do endereço IP;
  • registro de data e hora da operação;
  • informações técnicas do navegador ou dispositivo utilizado;
  • histórico de eventos realizados no documento;
  • registros de autenticação;
  • geolocalização, quando tecnicamente disponível, necessária e permitida pela legislação aplicável;
  • outros mecanismos de autenticação ou segurança compatíveis com a natureza da operação.

Nem todos os mecanismos acima serão necessariamente utilizados em todas as assinaturas.

6. EVIDÊNCIAS ELETRÔNICAS E TRILHA DE AUDITORIA

A CWF Systems poderá registrar evidências eletrônicas relacionadas ao processo de assinatura com o objetivo de demonstrar a sequência dos eventos, a identificação do Signatário, a manifestação de vontade e a integridade do processo.

A trilha de auditoria poderá conter, conforme disponibilidade técnica:

  • identificação do documento;
  • identificação do Signatário;
  • endereço de e-mail;
  • data e hora dos eventos;
  • endereço IP;
  • eventos de abertura, visualização, aceite e assinatura;
  • registros de autenticação;
  • dados técnicos do dispositivo ou navegador;
  • identificadores eletrônicos do documento;
  • outros registros técnicos relacionados à transação.

Esses elementos poderão ser utilizados em conjunto para auxiliar na comprovação da autoria, integridade e cronologia da assinatura eletrônica.

7. DECLARAÇÕES E RESPONSABILIDADES DO SIGNATÁRIO

Ao realizar a assinatura eletrônica, o Signatário declara que:

  1. as informações fornecidas são verdadeiras, completas e atualizadas;
  2. possui capacidade civil para realizar o ato;
  3. quando atuar em nome de pessoa jurídica ou de terceiro, possui poderes, autorização ou representação suficientes para praticar o ato;
  4. é responsável pela guarda e utilização de seus meios pessoais de autenticação;
  5. não deverá compartilhar códigos, tokens, senhas ou outros meios pessoais de autenticação com terceiros;
  6. deverá comunicar à CWF Systems, tão logo tenha conhecimento, qualquer suspeita de uso indevido de suas credenciais ou assinatura;
  7. teve oportunidade de ler e analisar o documento antes de concluir sua assinatura.

A alegação de utilização não autorizada será analisada considerando as circunstâncias do caso, as evidências eletrônicas disponíveis e a legislação aplicável.

8. INTEGRIDADE DOS DOCUMENTOS

A CWF Systems adotará medidas técnicas e administrativas razoáveis destinadas a preservar a integridade dos documentos e dos registros relacionados ao processo de assinatura.

Após a conclusão do processo de assinatura, alterações substanciais no conteúdo contratualmente acordado deverão, quando aplicável, ser realizadas mediante:

  • aditivo;
  • nova versão;
  • termo de retificação;
  • novo documento;
  • ou outro instrumento adequado.

A versão efetivamente assinada deverá ser preservada juntamente com os registros disponíveis relacionados ao procedimento de assinatura.

9. ARMAZENAMENTO E CONSERVAÇÃO

Os documentos e evidências eletrônicas poderão ser mantidos pela CWF Systems durante o período necessário:

  • ao cumprimento das obrigações contratuais;
  • ao atendimento de obrigações legais ou regulatórias;
  • à preservação do histórico das relações comerciais;
  • ao exercício regular de direitos;
  • à defesa da CWF Systems ou das partes em processos judiciais, administrativos ou arbitrais;
  • à prevenção e investigação de fraudes;
  • ou para outras finalidades legitimamente permitidas pela legislação.

A LGPD permite, entre outras hipóteses, tratamento necessário à execução contratual e ao exercício regular de direitos.

10. PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

O tratamento dos dados pessoais relacionado ao processo de assinatura eletrônica será realizado em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Poderão ser tratados, conforme necessário:

  • nome;
  • endereço de e-mail;
  • cargo ou função;
  • empresa representada;
  • informações de contato;
  • assinatura eletrônica;
  • endereço IP;
  • data e hora;
  • dados técnicos do dispositivo ou navegador;
  • registros de autenticação;
  • histórico de eventos;
  • demais dados necessários à formalização e comprovação da operação.

Os dados poderão ser utilizados para:

  1. identificar o Signatário;
  2. autenticar o acesso;
  3. formalizar documentos;
  4. executar contratos e procedimentos relacionados;
  5. gerar e preservar evidências da assinatura;
  6. cumprir obrigações legais ou regulatórias;
  7. prevenir fraudes e usos indevidos;
  8. exercer regularmente direitos;
  9. proteger os interesses legítimos da CWF Systems, quando aplicável e observados os direitos do titular.

A CWF Systems adotará medidas técnicas e administrativas adequadas para proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas, conforme exigido pelo art. 46 da LGPD.

11. FORNECEDORES DE TECNOLOGIA

Para disponibilização do processo de assinatura eletrônica, a CWF Systems poderá utilizar fornecedores de sistemas, hospedagem, infraestrutura, comunicação, armazenamento, segurança da informação e outros serviços tecnológicos.

Tais fornecedores poderão realizar operações de tratamento de dados estritamente necessárias à prestação de seus serviços, observadas as obrigações contratuais e a legislação aplicável de proteção de dados.

12. DIREITOS DO TITULAR DOS DADOS

Nos termos da legislação aplicável, o titular poderá exercer os direitos relacionados aos seus dados pessoais, incluindo, quando cabíveis:

  • confirmação da existência de tratamento;
  • acesso aos dados;
  • correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
  • informações sobre compartilhamento;
  • anonimização, bloqueio ou eliminação nas hipóteses previstas em lei;
  • revogação do consentimento, quando o tratamento estiver fundamentado em consentimento;
  • demais direitos previstos na legislação.

A LGPD prevê expressamente esses direitos e também admite a conservação de determinados dados mesmo após o término de seu tratamento em hipóteses legalmente previstas.

As solicitações poderão ser realizadas pelos canais de atendimento disponibilizados pela CWF Systems.

13. ASSINATURA EM NOME DE PESSOA JURÍDICA

Quando o Signatário realizar a assinatura em nome de empresa, sociedade, associação ou outra pessoa jurídica, declara possuir poderes suficientes para representá-la no ato.

A CWF Systems poderá, quando considerar necessário, solicitar documentos adicionais para comprovação dos poderes de representação.

A utilização da plataforma de assinatura eletrônica não substitui a necessidade de observância das regras de representação previstas no contrato social, estatuto, procuração ou legislação aplicável à entidade representada.

14. CONTESTAÇÃO OU SUSPEITA DE FRAUDE

Caso o Signatário identifique possível fraude, acesso indevido ou assinatura realizada sem sua autorização, deverá comunicar a CWF Systems assim que possível para que sejam preservados e analisados os registros relacionados à operação.

A existência e validade da assinatura serão avaliadas considerando o conjunto de evidências disponíveis, as circunstâncias da operação e a legislação aplicável.

15. IRRETRATABILIDADE E ALTERAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Uma vez concluída a assinatura, o documento produzirá os efeitos decorrentes de seu conteúdo e da legislação aplicável.

O simples arrependimento de uma das partes não implicará automaticamente o cancelamento do documento, salvo quando:

  • houver previsão contratual;
  • houver acordo entre as partes;
  • a legislação assegurar direito de desistência, rescisão ou arrependimento;
  • houver vício de consentimento;
  • houver fraude;
  • houver irregularidade na representação;
  • houver decisão judicial ou administrativa;
  • ou ocorrer outra hipótese prevista em lei.

Qualquer modificação do conteúdo de documento já assinado deverá ser formalizada por instrumento adequado.

16. EXCEÇÕES E FORMALIDADES LEGAIS

Estes Termos não afastam requisitos específicos estabelecidos em lei para determinados documentos, atos ou negócios jurídicos.

Quando a legislação exigir, por exemplo, escritura pública, reconhecimento específico, registro, assinatura qualificada, certificação ou outra formalidade especial, deverão ser observados os requisitos correspondentes.

O Código Civil estabelece que a manifestação de vontade, em regra, independe de forma especial, salvo quando a lei expressamente a exigir.

17. ATUALIZAÇÃO DESTES TERMOS

A CWF Systems poderá atualizar estes Termos para refletir alterações legislativas, regulatórias, tecnológicas ou operacionais.

Cada processo de assinatura ficará sujeito à versão dos Termos disponibilizada e aceita no momento da respectiva operação, salvo disposição legal em contrário ou aceitação expressa posterior pelas partes.

A atualização destes Termos não modificará automaticamente o conteúdo ou as condições de documentos anteriormente assinados.

18. LEGISLAÇÃO APLICÁVEL

Estes Termos serão interpretados de acordo com a legislação da República Federativa do Brasil, especialmente, quando aplicável:

  • Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001;
  • Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020;
  • Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 – Código Civil;
  • Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD;
  • demais normas aplicáveis ao documento ou negócio jurídico correspondente.

A MP nº 2.200-2 reconhece documentos eletrônicos e admite mecanismos distintos da ICP-Brasil para comprovação de autoria e integridade quando aceitos pelas partes.

19. FORO

Fica eleito o foro da Comarca de Sorocaba, Estado de São Paulo, para solução de eventuais controvérsias decorrentes destes Termos, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja, ressalvadas as hipóteses em que a legislação estabeleça foro obrigatório ou assegure ao interessado o direito de demandar em foro diverso.

20. DECLARAÇÃO FINAL E ACEITE

Ao selecionar a opção de aceite, confirmar eletronicamente ou concluir a assinatura do documento, o Signatário declara que:

  • leu integralmente estes Termos;
  • teve oportunidade de esclarecer eventuais dúvidas;
  • compreendeu as condições aplicáveis à assinatura eletrônica;
  • concorda com a utilização dos meios eletrônicos de identificação e autenticação;
  • reconhece os registros eletrônicos associados ao processo como elementos de comprovação da operação;
  • manifesta sua vontade de prosseguir com a assinatura eletrônica;
  • declara que as informações por ele fornecidas são verdadeiras.

O Signatário declara sua concordância livre, informada e inequívoca com estes Termos e com o documento que está sendo assinado.

CWF MECHATRONIC SYSTEMS LTDA.

CNPJ nº 66.916.559/0001-74

CWF Systems

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